প্রাথমিক, মাধ্যমিক স্তর শেষ করে উচ্চ-মাধ্যমিক ও উচ্চ শিক্ষার সময় বিভিন্ন নথি? রিসিট, রশিদ, প্রসংশাপত্র, সার্টিফিকেট, মার্কশীট ইত্যাদি সময়মত পাওয়া এবং ব্যবহার করা একটি দক্ষতা। অনেকসময় প্রয়োজনীয় নথির প্রয়োজনীয়তা না বোঝার কারণে আমরা তা সংরক্ষন করি না, যার দরুন পরবর্তিতে বিড়ম্বনার শিকার হতে হয়। তাই শিক্ষাজীবনে আমাদের প্রতিটি নথি সংরক্ষন করা উচিত, এতে আমাদের নথি সংরক্ষণ, ইনডেক্স এবং ডকুমেন্ট দ্রুত খুজে পাওয়া ও ব্যবহার এর উপর দক্ষতা অর্জন হয়।

প্রাথমিক ও মাধ্যমিক স্তরে স্কুলে ভর্তি রশিদ, টিউশন ফি প্রদানের রশিদ বা পেমেন্ট স্লিপ বিভিন্ন সময় প্রয়োজন হলে সেটি ছাত্র-ছাত্রীর অভিবাবক সংরক্ষণ করেন এবং প্রয়োজন অনুযায়ী ব্যবহার করেন। তবে একটা সময় ছাত্র-ছাত্রীদের এ বিষয়ে নিজেদের সচেতন হতে হয়। প্রতিটি পেমেন্ট স্লিপ বা রশিদ সংরক্ষণ সহ শিক্ষা প্রতিষ্ঠান থেকে যেসকল নথি দেয়া হয় তা  ক্যাটাগরি তৈরী করে সংরক্ষণ খুবই প্রয়োজনীয় বিষয়। সকল প্রতিষ্ঠান তার ছাত্র-ছাত্রী ও শিক্ষক-স্টাফদের সকল হিসাব সংরক্ষণ করে। প্রতিষ্ঠান সকল হিসাব সংরক্ষণ করলেও যে কোন অপ্রিতিকর ঘটনা এড়ানোর জন্য ছাত্র-ছাত্রীদের পেমেন্ট স্লিপ/ রশিদ/ আইডি কার্ড ইত্যাদির হার্ডকপি এবং স্ক্যান কপি নিজের প্রয়োজনে এবং ভবিষ্যতে প্রতিষ্ঠানের সাথে হিসাব মিলিয়ে নেবার জন্য সংরক্ষণ করা উচিত।

সকল শিক্ষাপ্রতিষ্ঠান তাদের সকল তথ্য উপাত্ত সাজিয়ে গুছিয়ে রাখে। যে কোন দূর্ঘটনায় তা ধ্বংশ হতেই পারে যদি খুব বাজে হয় অনেক সময় দেখা যায় যে তিনটি সার্ভারে তথ্য রাখার পরেও দেখা যায় ব্যাকআপ নাই তখন আপনার ডকুমেন্ট দিয়ে তথ্য হালনাগাদ করতে পারবেন।

যেভাবে নথি সংরক্ষণ করবেন তার একটি ধারণা দিচ্ছি।

১. ক্যাটগরি তৈরী: পেমেন্ট বিষয়ক যত নথি বা ডকুমেন্ট আছে সব এক জায়গায় রাখতে পেমেন্ট নামে একটি ক্যাটাগরি তৈরী করতে পারেন, এভাবে প্রবেশ পত্র, রেজিস্ট্রেশন কার্ড, আইডি কার্ড, লেটার, রেজাল্ট কার্ড, নোটিশ, ক্লাস রুটিন, পরীক্ষা রুটিন, মূল সার্টিফিকেট ও কপি, ট্রেইনিং নোট, ট্রেইনিং সার্টিফিকেট ইত্যাদি ক্যাটাগরি তৈরী।

২. ক্যাটাগরি অনুযায়ী ফোল্ডার তৈরী: যতগুলো ক্যাটাগরি তৈরী করবেন ঠিক ততগুলো ফাইল তৈরী করতে পারে। অনেক ক্ষেত্রে দেখা যায় একটি ক্যাটাগরিতে কম ফাইল/ নথি/ ডকুমেন্ট রাখা আছে বা রাখা হবে অন্য আরেকটি ফাইল/ নথি/ ডকুমেন্ট কম রাখা হবে এমন হলে সব ক্যাটাগরির জন্য আলাদা ফোল্ডার তৈরী না করে দুটি/ তিনটি ক্যাটাগরির জন্য একটি ফোল্ডার তৈরী করতে পারেন।

৩. প্লাস্টিকের নাকি কাগজের ফোল্ডার: ব্যবহারের ভিত্তিতে প্লাস্টিক বা কাগজের ফোল্ডার নিতে পারেন। প্লাস্টিকের ফাইল ব্যবহারে নথি/ ফাইল/ ডকুমেন্ট পানিতে ভিজবে না তবে আগুনে দ্রুত পুড়ে যাবে আবার কাগজের ফোল্ডার পানিতে দ্রুত ভিজে যাবে আগুনে পুড়তে একটু বেশি সময় নিবে এবং কিছু অংশ থাকলে রিকভার করা যাবে। তাই আপনার ব্যবহারের উপর ভিত্তি করে ফোল্ডার নির্বাচন করবেন। ফোল্ডার নির্বাচন পর উপরের দিকে ক্যাটাগরি লিখে রাখবেন এবং ক্যাটাগরি অনুযায়ী নথি সংরক্ষণ করবেন।

৪. ইনডেক্স/ সূচি করন: ফোল্ডারের সবার উপর একটি কাগজ ছক কেটে রাখবেন যেটাতে সকল নথি/ ডকুমেন্ট/ ফাইলের নাম লিখে রাখবে যাতে ফোল্ডার এর প্রথম পেজ দেখলেই বুঝতে পারেন নিচে আর কি কি ডকুমেন্ট আছে।

৫. স্পেস বৃদ্ধি: ফাইল/ ডকুমেন্ট ফোল্ডারে রাখতে রাখতে অনেক হয়ে যাবে এবং একটা সময় কিছু ডকুমেন্ট আর প্রয়োজন হবে না এমন ডকুমেন্ট প্রতি বছর বা প্রতি ৫ বছর পর পর দেখে বেছে ফেলে দেয়া এবং ফেলে দেবার সময় যাতে তা কেউ পাঠউদ্ধার না করতে পারে তার ব্যবস্থা নেয়া।

নথি বা ডকুমেন্ট সংরক্ষনের বিভিন্ন পদ্ধতির ভিতর আপনি কোন পদ্ধতি অবলম্বন করতে পছন্দ করেন তা জানাতে বা কোন সমস্যা আলোচনা করতে কমেন্ট করুন।

ধন্যবাদ।